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Organização de arquivos

Organização de arquivos nas mãos de quem entende do assunto

Uma etapa importante na gestão de documentos é a organização. Fazemos a organização do arquivo de sua empresa de forma criteriosa e responsável.

Etapas da organização de arquivos

Organização de arquivos

  • Classificação

    Os documentos são classificados e separados por setores da empresa (Contabilidade, RH, tesouraria, etc);

  • Organização

    Separados de acordo com a particularidade do documento, por exemplo data, ordem alfabética de nome, etc;

  • Identificação

    Após a organização o documento é identificado com código de barras;

  • Informatização

    Os documentos são digitados em nosso sistema contendo todas as informações necessárias para sua localização;

  • Arquivamento

    Nesta última etapa, as caixas devidamente identificadas e digitadas são guardadas em sequência numérica em prateleiras disponibilizadas na sua empresa ou em nosso local.

Vantagens da organização de arquivos

Destacamos algumas vantagens em ter seu arquivo organizado:

Facilidade

Organização física e eletrônica adequada;

Padronização

Padronização dos métodos de arquivamento;

Comodidade

Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;

Rastreabilidade

Atendimento às normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos;

Eficiência

Redução de tempo gasto no planejamento e execução para melhoria ao acesso, disseminação e recuperação de documentos e informações;

Confiança

Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos.